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3 técnicas para mantener a tu equipo enfocado de manera remota

Mamut
27 mayo, 2020

3 técnicas para mantener a tu equipo enfocado de manera remota

El distanciamiento físico necesario para mitigar la pandemia del coronavirus ha vuelto el home office la normalidad para muchas Empresas. Puede que este modelo sea completamente nuevo para algunas organizaciones, e incluso otras que lo usaban en alguna medida, ahora tienen que realizar así el cien por ciento de sus actividades. Ahora que han transcurrido varias semanas y que el equipo empieza a adaptarse al trabajo a distancia, es necesario implementar algunas normas para optimizarlo y obtener de él la máxima productividad posible. A continuación te damos algunas recomendaciones para lograrlo:

1. Protocolos de comunicación

La comunicación es probablemente el aspecto más crítico del home office. Que todo el equipo de trabajo sepa exactamente qué, cuándo y cómo comunicar puede ser la clave para que este periodo de trabajo en casa sea un éxito. Es por esto que el consejo número uno es establecer protocolos claros y específicos.

Elabora una guía

Arma y difunde una guía que toque puntos como: cuáles son los canales que deben usarse para la comunicación interna y qué tipo de mensajes se mandan en cada uno; cuáles son las normas que rigen las juntas en línea; en qué horarios deben estar disponibles las personas para atender asuntos de trabajo; cuál es el protocolo para comunicar inconvenientes, etc.

Juntas

No caigas en el error de pensar que mientras hacen home office, todos deben estar disponibles todo el tiempo “porque no tienen nada más que hacer”: respeta los horarios de inicio y fin de las juntas y procura no convocar reuniones de último momento. Cuida que las juntas se lleven a cabo en horarios que no sean demasiado temprano, ni demasiado tare, ni en horarios de comida; en este sentido, apégate a los horarios habituales de trabajo de tu Empresa. De ser posible, pregunta a quienes deben estar en la junta si el horario les viene bien, tomando en cuenta que algunos, por ejemplo, deben ayudar a sus hijos con actividades escolares desde casa.

Para que las reuniones virtuales sean efectivas, haz una agenda para cada una; inicia las juntas repasando los objetivos del encuentro y recuérdalos cuando sea necesario para mantener a todos enfocados. Designa un moderador que esté al pendiente de quién quiere contribuir y que vaya asignando la palabra. Tal vez resulte conveniente hacer una ronda en la que todos tengan un momento para hablar. Recuerda a todos los participantes silenciar sus micrófonos y sólo activarlos cuando vayan a participar.

Seguimiento

Al momento de dar a conocer estas normas de comunicación para el home office, asegúrate de destacar por qué es necesaria la política y qué beneficios traerá. Es importante que establezcas mecanismos para darle seguimiento a los resultados de los lineamientos, tal vez mediante una corta junta semanal para que el equipo exprese cómo se siente y haga sugerencias; tal vez mediante una breve encuesta en línea. La manera específica depende del tamaño y tipo de cada Empresa.

2. Virtual project manager

Ahora que ha pasado un tiempo de home office, es posible que empiecen a aparecer en el equipo sensaciones de aislamiento o de que hay información que no está siendo transmitida oportunamente. También puede ser que el equipo se haya enfocado en reaccionar rápidamente y aún no haya una completa claridad sobre qué debe hacer cada quien en lo sucesivo. Para atender todas estas situaciones, puede funcionar designar a alguien para que tome el papel de “project manager” virtual.

Responsabilidades

Esta persona debe cumplir con labores como:

  • Definir qué tareas deben completarse, cuándo y en qué orden de prioridad, así como quién debe realizarlas. 
  • Dar seguimiento al progreso de estas tareas.   
  • Reportar a la gerencia los avances.
  • Organizar y definir horarios de juntas e informarlos al equipo.
  • Supervisar el cumplimiento de la política de comunicación establecida.
  • Ayudar a los miembros del equipo que tengan dudas sobre el uso de alguna aplicación o plataforma que la Empresa esté implementando para las juntas virtuales o el seguimiento de tareas.

Perfil

Además de habilidades y experiencia administrativas, es muy importante elegir a alguien que quiera encargarse de esta responsabilidad. Igual que con la política de comunicación, al anunciar el nombramiento hay que enfatizar por qué es necesario y qué beneficios traerá, así como dejar claro ante el resto del equipo qué hace y qué no hace esta persona.

3. Cultura empresarial

En gran parte, la cultura de una Empresa se construye de las relaciones que se crean entre los miembros del equipo en su convivencia diaria. Para evitar que estas relaciones se vayan debilitando durante el home office, puedes implementar acciones como:

Reuniones informales

Instaura una hora al final del día para llevar a cabo reuniones virtuales informales. Los empleados que así lo deseen, pueden conectarse y conversar sobre lo que quieran, lo cual puede ayudarles a combatir sensaciones de aislamiento y estrés. Es importante que estos encuentros tengan en la agenda del día una hora de finalización; sin embargo, que todos tengan claro que pueden unirse y salir cuando quieran, e incluso quedarse más tiempo si así lo desean. En estas reuniones pueden llevarse a cabo actividades como jugar juegos en línea. Del mismo modo, puedes abrir un “comedor virtual”. Esta sala también puede estar abierta sólo en horarios determinados y su uso puede ser opcional.

Celebraciones y reconocimientos

Por otro lado, no dejes de llevar a cabo durante el home office acciones que son cotidianas en tu Empresa, como celebrar los cumpleaños o reconocer públicamente el buen desempeño de los miembros del equipo. Si sueles hacer algún regalo en estas ocasiones, puedes hacerlo de manera virtual obsequiando, por ejemplo, tarjetas de regalo para tiendas en línea o para descargar música.

FUENTE:

americanexpress.com

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