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15 tips para organizar actividades con un asistente digital

Adriana Nolasco
12 enero, 2015

Por: EXPERTIA 15 tips para organizar sus actividades con un asistente digital Cuando se trata de temas de gestión, productividad, colaboración y comunicación ejecutiva, una de las claves más importantes es tener una adecuada organización de actividades y pendientes para su correcto cumplimiento. Actualmente existen herramientas, como los asistentes digitales, que ayudan al mejoramiento de estos procesos. Entre las tareas que un ejecutivo debe gestionar exitosamente se encuentran:
  • Mayor control y seguimiento de la cantidad de correos electrónicos que se reciben.
  • Anotar los pendientes por hacer para que no se olviden.
  • Delegar mejor sin olvidar lo que otros deben entregar.
  • Mejor manejo de juntas.
  • Poder desconectarse del trabajo cuando se está en casa.
  • Tener un mejor balance de vida.
  • Salir a tiempo del trabajo.
  • No olvidar nada.
  • Dar un espacio a los temas personales que siempre se dejan hasta el último como la prioridad más baja.
  • Trabajar en lo importante, pero saber manejar las urgencias o imprevistos.
  • Dedicar tiempo a los temas que los alinean con sus objetivos; es decir, aquellos que los llevan a sus metas de corto, mediano y largo plazo.
  • Poder terminar a tiempo y cumplir con las fechas límites.
  • No dejar de hacer tareas rutinarias, como: reportes recurrentes de negocios, realizar pagos, felicitaciones de cumpleaños o festividades importantes.
  • Priorizar tareas para determinar cuáles son más importantes que otras.

15 tips para organizar actividades con un asistente digital

  Herramientas tecnológicas para la gestión En el pasado, las agendas sofisticadas eran la solución para poder llevar todo en un sólo lugar, pero había que “arrastrar” el lápiz todos los días para darle el mantenimiento. Por otro lado, la información era del dueño y si se perdía la agenda, el duelo gerencial era muy alto. Las agendas manuales son cosa del pasado, la tecnología es su reemplazo y son tres tipos las que pueden hacer la labor del ejecutivo muy sencilla: Office 365 de Microsoft, Google Apps y Lotus Notes, ésta última está dejando las grandes empresas y escasamente se encuentra en el mercado corporativo mexicano. Los que ya usan alguna de estas tecnologías creen saber usarla por agendar algunas citas y enviar correos electrónicos. Sin embargo, los estudios que hemos hecho en México, el conocimiento y uso de la tecnología disponible, es tan baja que pudiera estar en un rango del 10 al 20% del potencial que éstas tienen. Por otro lado, pretender usarla al 100% es irreal, ya que son tan bastas que es prácticamente imposible el dominio completo. Si se llegara a un 50% de uso y aplicación sería bastante para que un ejecutivo pueda hacer un cambio dramático en su gestión y productividad. Deseamos resaltar que guardando la información en la “nube” permite al usuario acceder a su información desde cualquier dispositivo, sea una PC, tableta o celular. Otra gran ventaja de guardar la información en la “nube” es poder compartirla con el equipo de trabajo, asistente o colegas, independientemente en que parte del mundo se encuentren. Cada persona otorga los permisos de acceso para otros, siendo solamente de revisores, editores o algún permiso especial que se quiera dar para una(s) persona(s). Como parte de los tips que se sugieren para un adecuado uso de estas herramientas, se recomienda:
  1. Iniciar el arranque en el Calendario en lugar de la Bandeja de Entrada.
  2. Eliminar todas las notificaciones cuando se reciben los mails.
  3. Desactivar las notificaciones cuando se generan citas y/o tareas.
  4. Vaciar la carpeta de Elementos Eliminados al cerrar la herramienta.
  5. No marcar los mails como leídos cuando se navega con el cursor en la Bandeja de Entrada.
  6. Personalizar el Calendario con colores particulares de fondo, agregar días festivos tanto nacionales como internacionales.
  7. Agregar, si se necesita, otro uso horario en Calendario.
  8. Si cuenta con servidor en la nube, definir con quien compartir el Calendario y los permisos que tendrán las otras personas, normalmente de “revisor”. Si cuenta con asistente, recomendamos el permiso de “editor” para que les ayude en la gestión y administración de su tiempo.
  9. Integrar la semana del año en el navegador de fechas.
  10. Modificar la lista de tareas que está junto al Calendario para poder definir prioridades, el tiempo que cada tarea requerirá y tener en bloques o grupos las tareas de alta importancia, así como las normales o las de baja prioridad
  11. Dar de alta las categorías para tareas, citas, contactos: a) Generales de la organización (departamentos, proyectos, territorios, líneas de negocio, etc.); b) Las que cada ejecutivo usará en sus rol particular, y finalmente, c) Las que son a nivel personal, familiar y social.
  12. En la lista general de tareas, integrar campos para poder filtrarlas por: categorías, propietario, asignadas, prioridades, asunto, fecha de inicio y de término, porcentaje de completado, estatus, tamaño, con anexos, etc.
  13. Definir reglas y alertas en la Bandeja de Entrada para poder eliminar o archivar mails que no son necesarios, definir correo basura y así poder quitar la cantidad de mails no necesarios y que sólo consumen tiempo y desvían al ejecutivo de temas más importantes que tienen que hacer en el día.
  14. Es menester usar la tarea para delegar en lugar del mail, lo que permite dar un seguimiento efectivo.
  15. Aplicar la regla de las 5D´s para el manejo de la información:
*Do it (Hágalo ahora) *Date it (Póngale fecha) *Delegate it (Delégalo) *Deposit it (Almacénalo) *Delete it (Elimínalo) La clave está en la autodisciplina Los resultados son inmediatos, siempre y cuando el usuario de la tecnología tenga la disciplina de anotar, registrar y de llevar una bitácora de lo importante vs. urgencias. Dentro de los resultados que hemos encontrado en los estudios que hemos hecho son:
  • 1-1/2  Horas extra por día (37.5 días por año)
  • 93%  Planean más efectivamente
  • 79%  Están mejor organizados
  • 50%  Han mejorado el manejo de sus reuniones /  juntas
  • 43%  Delegan más efectivamente
  • 72%  Mejoraron el seguimiento  y “a no tirar la pelota”
  • 35%  Bajaron la cantidad de interrupciones innecesarias
  • 79%  Trabajan en iniciativas de “metas / objetivos”
  • 50%  Más proactivos que reactivos
  Si usted usa tecnología sólo para enviar y recibir mails, tiene una gran oportunidad de elevar su productividad usando algún método de gestión ejecutiva ligado a la herramienta. Permita que su tecnología se convierta en su asistente digital que trabaja 24 horas al día, siempre está de buenas, no se le olvida nada y dará los resultados que usted le pida, sólo es muy importante que tenga la disciplina de un oportuno registro.      

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